Est-ce légal de faire ses devis et ses factures sur Excel ? (artisan, 2026)

Oui, faire ses devis sur Excel ou Word reste parfaitement légal en 2026, à condition d'y mettre toutes les mentions obligatoires. La facture, elle, change : avec la réforme de la facturation électronique, un simple PDF Excel ou Word ne suffira plus pour les factures entre entreprises (B2B) aux échéances 2026-2027. Le devis = libre ; la facture B2B = format structuré via une plateforme agréée.

Est-ce légal de faire ses devis et ses factures sur Excel ?

Il faut séparer deux documents que l'on confond souvent. Le devis est une proposition de prix avant travaux : aucune loi n'impose un logiciel pour le rédiger. Vous pouvez le faire sur Excel, Word, un carnet ou un logiciel de gestion, tant qu'il porte les mentions obligatoires. Pour les travaux du bâtiment, le devis devient d'ailleurs obligatoire au-delà de 150 euros TTC (source : economie.gouv.fr).

La facture suit des règles plus strictes, et surtout elle est concernée par la réforme de la facturation électronique. C'est là que le tableur atteint ses limites pour les échanges entre professionnels.

Que change la facturation électronique pour les artisans ?

La réforme rend la facture entre entreprises (B2B) électronique et structurée. Concrètement, la facture devra circuler dans un format normé (Factur-X, UBL ou CII), en passant par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP / plateforme agréée), et non plus comme un PDF envoyé par e-mail. Un tableur ne génère pas ce format.

Selon economie.gouv.fr, le calendrier est le suivant :

• 1er septembre 2026 : toutes les entreprises doivent pouvoir RECEVOIR une facture électronique. Les grandes et moyennes entreprises doivent aussi commencer à en ÉMETTRE.
• 1er septembre 2027 : les TPE, micro-entreprises et PME doivent à leur tour ÉMETTRE leurs factures B2B au format électronique et transmettre les données à l'administration.

La très grande majorité des artisans du nettoyage extérieur sont des TPE ou micro-entreprises : l'obligation de réception arrive donc en 2026, et l'émission en 2027 (source : economie.gouv.fr). Un numéro d'assistance national, le 0 806 807 807, répond aux questions sur le calendrier et le périmètre.

Et si je facture surtout des particuliers ?

Si votre clientèle est composée de particuliers (B2C), la facture électronique structurée ne s'impose pas pour l'émission de ces factures. Mais dès que vous facturez une entreprise, une collectivité ou un syndic, vous entrez dans le périmètre B2B. Beaucoup d'artisans nettoyage ont les deux : un outil conforme évite de gérer deux circuits différents.

Quelles mentions obligatoires sur un devis d'artisan ?

Que vous soyez sur Excel ou sur un logiciel, un devis sérieux doit comporter un socle de mentions. Voici les principales (source : economie.gouv.fr, service-public.fr) :

• Identité et coordonnées de l'entreprise (nom, adresse, SIRET)
• Date du devis et durée de validité de l'offre
• Nom et adresse du client
• Détail des prestations (nature, quantité, prix unitaire)
• Montant total HT et TTC, et taux de TVA applicable
• Si vous êtes en franchise de TVA : la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI »
• Conditions de paiement et de règlement

Sur la TVA, attention à ne pas tout mélanger. Le seuil de franchise en base de TVA pour les prestations de services est de 37 500 euros de chiffre d'affaires en 2026 (seuil majoré 41 250 euros), d'après service-public.fr. En dessous, vous facturez sans TVA avec la mention de l'article 293 B du CGI ; ce seuil de franchise est distinct du plafond du régime micro.

Tableur, IA ou logiciel : que choisir pour son nettoyage extérieur ?

Le bon réflexe n'est pas « Excel ou logiciel », mais « quel outil pour quelle étape ». Voici comment se positionnent les grandes familles d'outils, par critères, sans citer de marque.

Un point honnête sur l'IA : un assistant comme ChatGPT peut vous écrire une trame de devis ou un texte de relance, mais ce n'est ni un logiciel conforme, ni une plateforme agréée. Il ne calcule pas votre coût de revient réel et n'émet pas de facture e-invoicing. À utiliser comme aide à la rédaction, pas comme outil de facturation.

Où se situe CleanBoard dans tout ça ?

Soyons clairs : CleanBoard est un logiciel de GESTION, pas un outil d'émission de factures. Il fait le DEVIS au coût de revient (matériel, main d'oeuvre, déplacement, marge), gère vos clients, le suivi des chantiers, les paiements encaissés et vos statistiques. Pour la facture électronique B2B, vous garderez un outil de facturation raccordé à une PDP. La règle simple à retenir : le devis = CleanBoard ; la facture = votre outil de facturation raccordé à une plateforme agréée.

Pour chiffrer un nettoyage de façade ou de toiture sans vous tromper de marge, vous pouvez tester le simulateur gratuit de coût de revient, puis créer votre compte via l'inscription pour retrouver vos devis et vos chantiers au même endroit.

Exemple chiffré : un devis de nettoyage de toiture

Prenons un cas illustratif (chiffres fictifs). Un artisan chiffre un démoussage de toiture de 120 m². Sur un tableur, il tape un prix « au feeling » de 1 200 euros. En passant par un calcul de coût de revient, il pose :

1. Produit anti-mousse et traitement : 90 euros
2. Main d'oeuvre (2 jours, 1 personne) : 520 euros
3. Déplacement et amortissement matériel : 110 euros
4. Coût de revient total : 720 euros

Avec une marge de 35 %, le devis « juste » ressort à environ 972 euros HT. Sans calcul, l'artisan aurait surfacturé ou, plus souvent, travaillé à perte sur d'autres chantiers similaires. C'est tout l'intérêt d'un devis structuré plutôt qu'une cellule Excel remplie à la main.

En résumé

Faire ses devis sur Excel reste légal en 2026, à condition d'y porter les mentions obligatoires. Pour les factures entre entreprises, la réforme de la facturation électronique impose un format structuré transmis via une plateforme agréée : réception au 1er septembre 2026, émission pour les TPE et micro-entreprises au 1er septembre 2027 (source : economie.gouv.fr). Anticipez en séparant clairement le devis (gestion) de la facture (outil raccordé PDP).